【解説】ビジネスメールの基本とマナー!メールの送り方と文例

社会人必見!以外と分からないメールの送り方

仕事をしている連絡手段として最も利用されるのが「メール」ですよね。

最近では、メール以外に、LINEなどのメッセージアプリを使うことも増えてきていますが、ビジネスマナーが意外とわからないというケースって結構ありますよね。

本当に取引先と仲良くなるとビジネスマナーを崩してラフに連絡を取ることもあると思うのですが、そもそもちゃんとした最低限のマナーを理解していないと思いもしないところで自分の信頼を損ねてしまいかねませんので、今回紹介できればと思います。

そもそもメールを使うべきでは無い場合もある!よくある注意点

連絡といっても多種多様で、その時の状況や、連絡するないようによってもかなり変わってきますよね。いわゆる柔軟にな対応が必要なわけです。その中でも注意すべきポイントとしてはこの3つでしょうか。

・急ぎの用件では電話を使う

本当に急ぎの時にメール送信だと、どうしても相手がメールの確認や返信のタイミングは結構時間がかかってしまいます。

もちろん相手によって対応は変わってくると思いますが、本当に緊急時は電話で連絡して迅速な対応を心がけると相手との信頼関係もしっかり構築できると思いますよ!

・重要な案件は電話とメールを併用する。

対して急ぎではないが、重要な周知事項や連絡は電話だけだと人間たるもの忘れてしまうこともあるかもしれません。

そういう時はちゃんとした履歴を残せるようにメールでも送って「先ほどの件のリマインド」という形でメールなどで送信しておくとホスピタリティ溢れる対応ですね。

それ以外でも、トラブル防止にもつながるのでこうした連絡はとても大切になってきます。

「言った言わない」で揉めてしまうとせっかくの関係性も台無しですからね。

・LINEやSkypeなど、効率を重視する。※会社コンプライアンスに問題なければ

仕事中にメールや電話など、何かしらの連絡をしている時間って意外と長いんですよね。

でもその連絡している時のほとんどで生産的な時間ではなかったりするものです。

会社によっては、かなり連絡する時間を短くするように強く教育しているところもあるくらいです。

ちょっとした連絡なのにいちいちメールで打ち込んで

「お世話になっております。〇〇社の〇〇と申します。例の件なんですが・・・。」

なんて連絡していたら時間がかかりすぎて勿体無いですからね。

そうした場合はLINEやSkypeなどのチャットで「お疲れ様です!例の件OKです!」ぐらい短文で連絡した方が簡略的でスピーディに意思疎通ができます。

相手との関係性や社内コンプラアンスの問題もあるので、会社勤めの人は難しい部分もあるかもしれませんが、積極的に使っていきたいところですね!

とこのような形で、時と場合によってはある程度使い分けをしていく必要がありますね。特に急ぎの連絡や、重要事項の周知などは気を使うべきところです。

ビジネスメールは”相手想い”を意識する

これはビジネスの場面だけにとどまらず、プライベートでも言えることだと思うのですが、もし相手からのメールが自分勝手で態度も弁えないような失礼なメールだったら嫌な気分になりませんか?

自分がされて嫌なことを人にしてしまうと信頼関係を著しく失ってしまうことになりますので、相手思いを意識して対応していきましょう。

実はめちゃくちゃ重要な「件名」の使い方

メールには「件名」を入力するところがありますよね。

連絡する時に実はこの件名をどう使うかで相手が仕事ができるかどうか判断されてしまうこともあるくらい重要なんです。その注意事項がこれです!

注意事項

  • タイトルだけで要件を伝える

仕事でのメールにいちいち時間をかけていられないのでメールをパッと見て要件と結論がわかる方がいいですよね。

その際にタイトルでどんなメールなのかが一目でわかるようにしてあげましょう。

例えば、往訪後に送るメールだったら

「ご挨拶」、「商品の概要について」、「案件について」

など、何の話をするのかを明確にすることで、メールを閲覧する時間を減らすことができます。

  • 必ず「社名」「担当者」「日付」を付け加える

メールの件名に要件を入れる以外にも大切なのが、必ず社名や担当者、そして日付を付け加えて送ることです。

たくさんの方とメールをしているとどのメールが誰からのもので、いつ届いたのか分からなくなってしまいます。

そうした時に社名や日付があれば、メールを検索する時に見つけやすくなったり何かあった時の確認や返信がしやすいだけでなく、メールの保管もしやすくなるので必ずやっておきましょう。

  • 書き方を統一する

なるべくメールを書く時はタイトルも書く内容もフォーマット化してしまいましょう。

いちいち書き方を変えてしまうとすごい見辛い上に、メールの管理がしづらくなってしまいます。

基本的な書き方【本文】編

あとは実際によくメールでやりとりする内容を出来るだけテンプレート化してしまう事ですね。

メールで送る内容のほとんどはコピー&ペーストで済んでしまうものなので、自分が使いやすいようにしておきましょう

社内メールの書き方

ここではよく使うメールの文例を記載致しますので、ぜひ活用いただければと思います。

<内容①>異動や転勤時の挨拶

◎◎部の皆さん

お疲れ様です。○○太郎です。

○月○日(○曜日)付で本社勤務から▽▽支社へ
転勤することになりました。
本社在籍中は大変お世話になりました。

皆さんと切磋琢磨した経験を糧に
▽▽支社でも邁進したいと思います。

○○県での生活は初めてですが
心機一転いろいろとチャレンジしたいと思います。

出張などで▽▽支社にいらした際は
是非、声をかけてください。

今後とも、よろしくお願いいたします。

——————————-
◎◎部 ○○太郎
TEL:03-****-****(内線番号:123)
Mail:○○@example.co.jp
——————————-

 

出典元:ビジネスメールの教科書

 

<内容②>歓迎会などの社内イベントの感謝メール

◇◇部長

おはようございます。○○です。

昨夜は、歓迎会を開いてくださりありがとうございました。

◇◇部長はじめ、部の皆様が、入社してまだ間もない私を
温かく迎えて下さっていることに、心から感謝申し上げます。

まだまだ半人前ですが、諸先輩方からご指導をいただき
1日でも早く仕事を覚えられるよう、精一杯努力をして参ります。

また、部長のお言葉にありました、
「あらゆる仕事が商品につながることを意識する」
を念頭におき、日々の仕事に取り組みます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。
—————————————————-
株式会社△△ ◎◎部
○○太郎
住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
URL:http://www.***.co.jp
Mail:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

出典元:ビジネスメールの教科書

 

内容③請求書などの書類送付の完了報告

◎◎部
△△部長

お疲れ様です。
○○です。

本日下記クライアントへの請求書送付を完了致しましたので報告いたします。

・(株)〇〇

・(株)△△△△

・〇〇〇〇(株)

お手数ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

————————————————–
株式会社○○
担当:◎◎太郎
住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
URL:http://www.***.co.jp
Mail:◎◎@***.co.jp
————————————————–

 

取引先へのメールの書き方

<内容①>初めての訪問時の御礼メール

株式会社○○
◇◇◇◇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○太郎です。

本日は突然の訪問にも関わらず
長時間ご対応いただき、誠にありがとうございました。

◇◇様からご指摘いただいた、新商品についてですが、
部内の会議にかけまして来週の○曜日(○日)までには
ご回答させていただきます。

これから、○○様のお力になれるよう
全力を挙げて勤めてまいります。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
—————————————————-
株式会社△△ ◎◎部
○○太郎
住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
URL:http://www.***.co.jp
Mail:◎◎@***.co.jp
—————————————————-

出典元:ビジネスメールの教科書

 

<内容②>請求書送付の依頼メール

株式会社○○
◇◇◇◇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の○○です。

先月分のご請求書についてご連絡です。

御社から先月分のご請求書がまだ届いておりませんので
念のため確認のメールをさせていただきました。

事務処理の関係上、恐れ入りますが
○月○日(○)までに送付いただけますでしょうか。

この日を過ぎると御社へのご入金が遅れる可能性がありますので
よろしくお願いいたします。

なお、本メールと行き違いになっている場合は
なにとぞご容赦ください。

それでは今後ともよろしくお願いいたします。

—————————————————-
株式会社△△
◎◎部
○○太郎
住所:〒111-1111 東京都◎◎区◎◎町1-2-3
TEL:03-****-**** / FAX:03-****-****
URL:http://www.example.co.jp
Mail:○○@example.co.jp
—————————————————-

出典元:ビジネスメールの教科書

 

ビジネスにおけるメールの注意事項!

と、このような形で送りあうのが一般的ですね。

でも、本当に取引の多いクライアントでかつ担当者とかなり仲のいい関係の場合は、テンプレートっぽい感じではなく、それこそチャット風にメールを送りあうこともあります。

そういう場合は相手との相互関係を意識して対応していれば、ビジネスマナーとしてはアウトですが、人としての連絡として成り立ちます。しかし、そうした対応は、もともとしっかりとしたビジネスマナーや人としての礼儀をわきまえていないと、間違った対応をして関係を悪化させてしまう要因になってしまいます。

ごくごく当たり前のことですが、下記の内容は必ず心に留めておきましょう。

・報連相を必ず行う。

・ビジネスマナーにおける注意事項

・宛先・名前が間違っていないか確認する。

・自分の宛名・メール送信日を件名に書いておく

・顔文字、(笑)、orzなどの記号は使わない

・上から目線は絶対NG。部下に限らず命令や催促をしない。

・報連相を必ず行う。

・機密性のあるデータや文面をメールで送る時は必ずパスワードをかける。

・パスワードを記載したメールとデータを添付したメールは必ず分ける

間違えて送ってしまった!やらかしてしまった時の対応の仕方

こうしてみてみると、結構注意すること多いですよね。

特に、宛先や担当者名の漢字が間違ってしまったり、するとかなり失礼極まりないメールになってしまい、それだけで信頼性を失ってしまうこともあります。

担当者の漢字が不明瞭な場合は、フリガナで記名しておくのが吉です。

それでも普段から気をつけていてもどうしても間違えてしまうこともあると思います。

その時は迅速な対応をしていきましょう。

・必ずお詫びを入れる。※メールだけでなく、可能であれば、口頭や電話で直接伝える

・修正したメールをなるべく早めに提出する。 ※Wチェックはちゃんとする。

・同じミスは繰り返さないようにする

私の場合は、結構テンプレート化して時短して送っているので、メールにはそこまで時間をかけないようにしています。ある程度形が決まっていれば入力するミスを減らせるので結構オススメですよ!ぜひ参考にしてみてくださいね。

 

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